Первичная документация в бухгалтерии – что это такое

Фотография Первичная документация в бухгалтерии - что это такое

Основы минимально требуемого документооборота

Первичный документ регистрирует факт хоз. операции, имеет юридическую силу и должен включать такие реквизиты, как: название, дата, наименование составителя документа, содержание факта совершения хоз. операции, величина и единица измерения факта хоз. операции (денежная и/или натуральная), должности лиц, ответственных за совершаемый факт хозяйственной операции, подписи сторон с указанием ФИО для идентификации.

Хоз. операцию можно документально отразить по ее окончании, если при ее совершении это было невозможно. Создание, порядок и сроки передачи учетных документов для их отражения в бухучете должны соответствовать утвержденному в организации графику документооборота.

Первичный документ может существовать как в виде бумажного изделия, так и в электронном виде, при условии наличия электронной подписи.

Следует учесть, что документ первичного характера можно исправлять, для этого необходимо указать дату изменения документа, подписи лиц, исправивших документ с указанием ФИО.

К документам первичного характера можно отнести счет, кассовый чек, договор, товарный чек, накладную, бланк строгой отчетности, счет-фактуру, акт оказания и акт выполненных услуг.

Следует отметить, что документы первичного характера могут быть созданы как извне, то есть за пределами фирмы, так внутри самого предприятия.

В случае потери документов первичного характера следует выполнить ряд мер для их восстановления:

  • Прежде всего необходимо создать комиссию, в компетенцию которой должны входить установление причин утери документов и фиксация причин их продажи.
  • Далее производятся мероприятия инвентаризации с целью установления списка утерянных документов.
  • Следующим шагом будет сообщение в Инспекцию Федеральной налоговой службы Российской Федерации о факте утери документов первичного характера.
  • Не лишним будет послать запрос на передачу дубликатов утерянных документов. Послать запрос необходимо в банки, инспекции и контрагентам.

Стоит отметить, что за нарушение правил ведения бухучета предусмотрены штрафы от десяти до сорока тысяч рублей, а штраф за каждый утерянный и не предоставленный документ первичного характера может составить 200 рублей.

Для чего нужны документы первичного характера? Прежде всего, они призваны подтверждать различные факты ведения организацией хозяйственной деятельности. Простой пример: вы купили в магазине яблоко, а продавец вам выдал чек. Это и есть так называемая регистрация хозяйственной операции.

Рассмотрим более подробно каждый из первичных документов.

В счете мы с легкостью обнаружим количество товаров и услуг в форме списка, сумму, требуемую к оплате, а также банковские реквизиты поставщика. Счет является удобным, но не обязательным документом.

Все они призваны подтверждать факт оплаты покупки, независимо от формы оплаты – наличными или банковской картой. К слову, если покупка будет оплачена банковским переводом, то покупку зарегистрирует платежное поручение.

Накладная

Перейдем к накладной. Накладная является документом, который продавец выдает заказчику при отгрузке товара. Товарной накладной обычно оформляют продажу товаров другому индивидуальному предпринимателю или обществу с ограниченной ответственностью, а для работы с физическими лицами обычно не используется или используется редко.

Счет-фактура

Счет-фактуру обычно выдают индивидуальные предприниматели и общества с ограниченной ответственностью исходя из общей системы налогообложения, поскольку им приходится работать с НДС. В достаточно редких случаях счет-фактуру могу выставить на УСН, на ЕНВД и на патенте.

Счет-фактура обычно оформляется в количестве 2 экземпляров, где один экземпляр остается у продавца товара или услуги, а второй – у покупателя.

Акты выполненных работ

Акт оказания выполненных работ или услуг – это документ, подписываемый исполнителем и заказчиком в связи с результатами выполненных работ или оказанных услуг. Является показателем того, что у заказчика нет претензий по качеству оказанных работ или услуг, которые были выполнены исполнителем.

Договоры

Поговорим о договоре. Договор является отправной точкой, началом сделки. Именно в договоре определяются условия сотрудничества с партнером: за какую цену, что конкретно и в какой срок. Это очень удобно в случае, если клиент постоянный – таким образом можно составить договор на несколько сделок, в котором прописываются обязанности и права каждой из сторон.

Следует обратить внимание на разделы договора, обычно они выглядят так: предмет соглашения, сумма соглашения, права и обязанности, ответственность сторон, порядок изменения или расторжения договора и реквизиты сторон.

Оформляется в двух экземплярах, в которых стоят подписи обеих сторон.